CÁC YÊU CẦU

1. Khái niệm:

 ISO 14000 là một bộ các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường, trong đó ISO 14001 và ISO 14004 là các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý môi trường. ISO 14001 là các yêu cầu đối với hệ thống (mà theo đó việc đánh giá chứng nhận các hệ thống quản lý môi trường sẽ được tiến hành), trong khi ISO 14004 là các văn bản hướng dẫn xây dựng hệ thống theo các yêu cầu đó.

Có cấu trúc tương tự như Tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, ISO 14000 có thể được áp dụng trong mọi loại hình tổ chức, bất kể với quy mô nào.

2.  Các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:1996:

     -  Chính sách môi trường:

Yêu cầu của Chính sách môi trường được đề ra ở mục 4.2 trong tiêu chuẩn. Một hệ thống quản lý môi trường có cơ cấu chắc chắn hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc đưa ra chính sách môi trường của lãnh đạo cao nhất. Bất cứ ai vốn đã làm việc trong một môi trường kinh doanh đều nhận thấy sự cam kết của lãnh đạo có tầm quan trọng như thế nào. Thiếu nó, mọi kế hoạch dù có sự chuẩn bị tốt đều gặp phải thất bại. Chính sách môi trường phải bao gồm các cam kết của lãnh đạo cao nhất. Các cam kết đó là cam kết cải tiến liên tục, cam kết phòng ngừa ô nhiễm và cam kết tuân thủ các yêu cầu của pháp luật.

     -  Khía cạnh môi trường:

Tiếp sau việc đưa ra chính sách môi trường là quá trình lập kế hoạch, bắt đầu với việc xác định các khía cạnh môi trường và các khía cạnh môi trường có ý nghĩa (các khía cạnh môi trường quan trọng). Thuật ngữ  ̉khía cạnh môi trường̃  theo tiêu chuẩn được định nghĩa là các yếu tố của các hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức có thể có các tương tác với môi trường. ̉Khía cạnh môi trường có ý nghĩã là các khía cạnh gây ra các tác động đáng kể tới môi trường, trong đó các tác động môi trường là những thay đổi về môi trường một cách toàn bộ hay từng phần (cả có hại và có lợi) gây bởi các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

     - Yêu cầu pháp luật và các yêu cầu khác:

Việc xác định các yêu cầu của pháp luật về môi trường và các yêu cầu khác về môi trường có liên quan tới doanh nghiệp là một yếu tố bắt buộc của hệ thống QLMT. Cùng với cam kết phòng ngừa ô nhiễm và cải tiến liên tục, tiêu chuẩn ISO 14001 còn buộc doanh nghiệp phải thể hiện rõ cam kết tuân thủ các yêu cầu về môi trường của các bên liên quan trong chính sách môi trường của doanh nghiệp. Các bên liên quan ngoài cơ quan nhà nước về quản lý môi trường (Bộ Tài nguyên và Môi trường, đại diện là Cục Môi trường, Sở Tài nguyên và Môi trường các tỉnh / thành) còn có thể là Ban quản lý khu công nghiệp, khách hàng (đặc biệt là khách hàng Châu Âu hay Nhật bản...), ngân hàng cho vay, các nhà bảo hiểm hay cộng đồng địa phương lân cận...

     - Mục tiêu và chỉ tiêu:

Sau khi đã xác định được các khía cạnh môi trường và các tác động tới môi trường liên quan, xác định được các quy định, tiêu chuẩn cần tuân thủ, doanh nghiệp cần phải đề ra các mục tiêu và chỉ tiêu để định hướng cho việc thực hiện và làm cơ sở đánh giá hiệu quả của hệ thống QLMT. Tuy nhiên từ một mục tiêu có thể đề ra nhiều chỉ tiêu (và ngược lại) và được chia ra các giai đoạn thực hiện khác nhau. Việc đề ra nhiều chỉ tiêu với các mức độ cao dần giúp cho việc đạt được chúng trở nên khả thi hơn.

    - Chương trình quản lý môi trường:

Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì chương trình quản lý môi trường nhằm đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu đã được thiết lập. Chương trình quản lý môi trường được thiết kế tốt sẽ giúp các mục tiêu và chỉ tiêu trở nên khả thi. Yếu tố cốt lõi của chương trình là phải chỉ rõ nhân tố con người, thời gian và biện pháp cần phải có để đạt được mục tiêu đề ra.

     - Cơ cấu và trách nhiệm:

Đây là bước đầu tiên của quá trình thực hiện và điều hành. Bởi vậy việc phân công, chỉ định những nguồn lực cho việc thực hiện và kiểm soát hệ thống QLMT là công việc rất quan trọng và cần thiết. Một vị trí quan trọng cần được bổ nhiệm là người đại diện cho lãnh đạo về môi trường (EMR). Trách nhiệm của EMR là thay mặt lãnh đạo, giúp lãnh đạo điều hành hệ thống QLMT một cách có hiệu quả. Bởi vậy EMR phải là người có tiếng nói trong doanh nghiệp, có được sự tín nhiệm của mọi người và là một người có khả năng quản lý.

     - Đào tạo, nhận thức và năng lực:

Doanh nghiệp phải thiết lập các thủ tục nhằm đảm bảo mọi nhân viên nhận thức được hành động và vai trò của mình trong việc đảm bảo sự hoạt động của hệ thống QLMT. Vì thế, doanh nghiệp phải có thủ tục để xác định nhu cầu về đào tạo cho nhân viên của mình. Mọi nhân viên mà hoạt động có thể gây ra các tác động môi trường đáng kể đều phải được đào tạo những kiến thức và kỹ năng nhất định. Đó có thể là các kỹ năng về vận hành máy an toàn, các kiến thức cần thiết để ứng phó khi xảy ra sự cố về môi trường do các hoạt động của mình. Ngoài ra mọi nhân viên trong doanh nghiệp phải nắm được chính sách môi trường của công ty mình, nắm được các yêu cầu của hệ thống QLMT.

     - Thông tin liên lạc:

Thông tin liên lạc là một yêu cầu quan trọng của tiêu chuẩn ISO 14001, trong đó đề cập tới cả thông tin liên lạc nội bộ giữa các cấp và bộ phận chức năng khác nhau của doanh nghiệp và thông tin bên ngoài giữa doanh nghiệp với các bên liên quan khác.

     - Tài liệu của hệ thống QLMT:

Hệ thống QLMT theo ISO 14001 được xác định dựa trên cơ sở cấp bậc của tài liệu hệ thống QLMT. Những tài liệu này phải mô tả các yếu tố cốt lõi của hệ thống QLMT và các mối quan hệ của nó. Những tài liệu chủ yếu của hệ thống QLMT là Sổ tay môi trường và các thủ tục (quy trình) chung.

 - Kiểm soát tài liệu:

Tài liệu của hệ thống QLMT trong doanh nghiệp rất đa dạng và phong phú. Chúng là Sổ tay môi trường, các qui trình, biểu mẫu, hướng dẫn công việc... bởi vậy cần có cách thức quản lý khác nhau đối với mỗi loại tài liệu khác nhau. Các tài liệu như biểu mẫu, quy trình, sổ tay và các tài liệu khác mô tả các hoạt động của hệ thống. Một khi các yếu tố cơ bản của hệ thống QLMT đã được xác định, cùng với các tài liệu liên quan với chúng thì những tài liệu đó cần phải được kiểm soát. Việc kiểm soát tài liệu rất cần thiết để đảm bảo các tài liệu quan trọng được cập nhật và có ngay khi cần. Đây là một bước quan trọng nhằm đảm bảo mọi người làm đúng công việc của mình.

     - Kiểm soát điều hành:

Kiểm soát điều hành là một yêu cầu quan trọng của tiêu chuẩn ISO 14001. Với yêu cầu này, doanh nghiệp sẽ phải xác định các thủ tục kiểm soát cần thiết để đảm bảo rằng chính sách môi trường được theo sát và đạt được các mục tiêu đề ra. Đây chính là khâu quan trọng và cần dành thời gian nhiều nhất để lập nên hệ thống tài liệu của doanh nghiệp. Mục đích của kiểm soát điều hành là chỉ ra những tác động đáng kể nhất dựa trên chính sách và các mục tiêu của doanh nghiệp. Việc thực hiện kiểm soát điều hành sẽ giúp cải thiện môi trường và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

     - Sự sẵn sàng và đáp ứng các tình trạng khẩn cấp:

Doanh nghiệp phải thiết lập và duy trì các thủ tục nhằm xác định khả năng và ứng phó với các tai nạn và tình huống khẩn cấp xảy ra cũng như phòng ngừa và giảm thiểu các tác động gây bởi chúng. Doanh nghiệp cũng phải thường xuyên xem xét và điều chỉnh các thủ tục chuẩn bị ứng phó cho hợp lý, phải thường xuyên diễn tập tình huống khẩn cấp.

     - Giám sát và đo lường:

Muốn biết hệ thống QLMT của doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả không hay còn vấn đề gì cần giải quyết thì phải có các thông số chỉ thị cho các hoạt động đó. Để có kết quả của các thông số đó thì phải có quá trình đo đạc. Việc đo đạc sẽ dựa trên các chỉ số và các số liệu này cần được ghi lại và lưu giữ. Yêu cầu này của tiêu chuẩn nhằm giám sát, đo đạc tính hiệu quả của hệ thống xem hệ thống hoạt động có hiệu quả không. Kết quả của quá trình này là bằng chứng cho sự hoạt động của hệ thống, đồng thời chỉ ra điểm không phù hợp cần chú ý tập trung giải quyết. Ngoài ra, tiêu chuẩn còn yêu cầu doanh nghiệp phải theo dõi, đánh giá định kỳ mức độ tuân thủ các yêu cầu pháp luật có liên quan đến hoạt động của mình. Đồng thời đối với các thiết bị được sử dụng trong quá trình giám sát và đo đạc cần phải được đảm bảo là chúng được hiệu chỉnh, hiệu chuẩn định kỳ và đúng quy định.

     - Sự không phù hợp và hành động khắc phục phòng ngừa:

Doanh nghiệp thiết lập và duy trì các thủ tục nhằm xác định trách nhiệm và quyền hạn trong việc xử lý và điều tra sự không phù hợp, đưa ra những hành động nhằm giảm thiểu mọi tác động môi trường và đưa ra các hành động khắc phục, phòng ngừa thích hợp. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu tổ chức phải có những thay đổi các thủ tục nếu cần thiết nhằm đảm bảo sự phù hợp, và đó cũng được coi là kết quả của hành động khắc phục, phòng ngừa. Một yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp là phải thực hiện và ghi lại bất kỳ sự thay đổi nào do kết quả của hành động khắc phục và phòng ngừa tạo ra vào trong các thủ tục đã được lập thành văn bản.

     - Hồ sơ:

Tiêu chuẩn ISO 14001 phân định rõ việc quản lý cả tài liệu và hồ sơ, trong đó quản lý tài liệu được mô tả ở mục 4.4.5 của tiêu chuẩn. Còn việc quản lý hồ sơ được đề cập đến ở mục 4.5.3 của tiêu chuẩn. Việc quản lý hồ sơ rất cần thiết cho tổ chức để chứng minh họ đã thực hiện hệ thống QLMT như đã đề ra. Cũng giống như ở các phần khác, đối với việc quản lý hồ sơ, tiêu chuẩn ISO 14001 cũng yêu cầu tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục để xác định, duy trì và loại bỏ hồ sơ. Hồ sơ của hệ thống QLMT của doanh nghiệp phải gồm có cả hồ sơ đào tạo và kết quả của quá trình đánh giá hệ thống QLMT và việc xem xét lại của lãnh đạo.

     - Đánh giá hệ thống QLMT:

Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu việc đánh giá hệ thống QLMT nhằm xác định xem liệu hệ thống có được thực hiện theo kế hoạch đề ra hay không, xem có phù hợp với tiêu chuẩn ISO 14001, có được thực hiện và duy trì một cách thích hợp hay không. Tiêu chuẩn cũng yêu cầu tổ chức phải thiết lập và duy trì các thủ tục và chương trình cho việc đánh giá hệ thống QLMT. Việc định kỳ đánh giá Hệ thống QLMT sẽ xem xét liệu tất cả các yêu cầu của hệ thống QLMT có được thực hiện theo cách thức đã được chỉ ra hay không.

     - Xem xét của lãnh đạo:

Yếu tố cuối cùng của tiêu chuẩn ISO 14001 là việc xem xét lại của lãnh đạo. Điều này yêu cầu lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp phải xem xét lại hệ thống QLMT nhằm đảm bảo tính phù hợp và tính hiệu quả của hệ thống. Quá trình xem xét của lãnh đạo là chìa khoá cho cải tiến liên tục và bảo đảm hệ thống QLMT sẽ tiếp tục thoả mãn được các nhu cầu của doanh nghiệp theo thời gian và tạo ra những cơ hội tốt giúp hệ thống QLMT có hiệu suất và hiệu quả về chi phí.

PiSCES.